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综合性公立医院档案管理的缺陷及解决措施

作者:王希玲 来源:管理观察 论文栏目:管理论文     更新时间:2019-01-11   浏览

王希玲

摘要:随着社会发展,综合性公立医院档案管理工作的重要性越来越明显。但公立医院档案管理工作的外在环境和内在因素都发生了很大的变化。若要充分发挥出公立医院档案的利用价值,综合性公立医院就应结合管理工作实际从多个方面入手,实现档案的规范化管理。本文就此展开了讨论,先是结合实际分析了综合性公立医院档案管理工作的缺陷,然后着重分析了如何解决这些缺陷,实现综合性公立医院档案的规范化管理。

关键词:综合性公立医院 档案管理 规范化管理 管理制度

中图分类号:G271;R 197.32 文献标识码:A

综合性公立医院是我国医疗服务改革的重点。在改革浪潮中,综合性公立医院的档案管理也逐渐得到业内人士的重视。综合性公立医院档案涉及内容较多,且使用价值也在逐渐提升。顯然,进一步完善综合性公立医院的档案管理工作是非常有必要的。也只有这样才能使档案管理工作满足综合性公立医院改革的需求,才能加快综合性公立医院的改革步伐。

1 综合性公立医院档案管理的缺陷

综合性公立医院档案管理的缺陷主要体现在以下四个方面:一是缺乏健全的组织管理体系。综合性公立医院的档案种类非常多,且涉及内容也非常广泛。若没有完善的组织结构、强有力的领导是无法保证档案管理工作的规范性、科学性的。但就实际情况而言,部分综合性公立医院并没有设置专门的管理部门。另外,有些综合性公立医院虽设置了档案室,但却是由院长直接分管,没有专门的管理领导。这些都极其不利于档案管理的开展。二是档案管理人员、设施投入不足。部分综合性公立医院的档案管理工作比较随意,且大部分档案管理人员并不具备专业水平,部分管理人员都是从临床护理人员、退伍人员中选拔而来的。档案管理人员专业素质的缺乏直接导致了档案管理水平不足的问题。另外,综合性公立医院本身的医疗资源、空间就有限,经常出现病床数量不足、行政办公用房紧张的问题。虽然在综合性医院等级评定工作的推进下,部分综合性公立医院配备了一定的除湿机、灭火器等设施,但电子设备、现代化管理系统的配备仍然不足。三是档案利用率比较低。综合性公立医院的部门结构复杂,其档案的收集、分类、归档工作也比较繁琐。从实际情况来看,大部分综合性公立医院保存的文书档案、内部运行文件、上级文件等比较多,而最应该保存的人事文件、财务文件、病例、基建档案、科技档案、医德医风的档案等基本上分散在各个部门主管手中。显然,这些管理部门并不具备档案保管条件。四是管理制度的缺乏。综合性公立医院的档案管理本身就比较复杂。如果没有完善的制度保障,其档案管理工作效率会受到极大的影响。最重要的是制度的不健全还会影响到部门之间的协调性,无法及时、有效地进行档案的收集、分类、归档和查阅。总的来说,综合性公立医院的档案管理工作中仍存在许多缺陷。

2 解决公立医院档案管理缺陷的措施

2.1健全组织机构

若要实现综合性公立医院档案管理的规范性,就要提高上级领导对档案管理工作的重视,并健全组织结构,设置专门的管理部门和管理人员,从而形成完善的管理机制,提升档案管理工作的效率。

首先,加强上级领导对档案管理工作的重视度才是改革档案管理工作的关键。毕竟只有上级领导充分认识到人事档案管理的重要性,了解到当前公立医院档案管理形势,才能够制定出合理的工作方针,才能够确保档案管理工作的顺利开展。比如能够及时给予资金投入更新人事档案管理基础设施;完善部门组建,及时检查监督等等,真正引导档案管理工作走向正轨。其次,应组建专门的档案管理部门。医院上级领导应结合管理实际,选择出专人分管档案管理岗工作,并明确档案管理为独立的行政部门。最后,应配备专业的管理人员,提升档案管理质量。比如可以引进一些专业的管理人员充实档案管理部门,或者是选择护理人员进行再教育后抽调到档案管理部门。总之,综合性公立医院应将档案管理工作纳入到医院工作体系之中,并将档案管理部门独立出来,配备专门的领导小组、工作专班,从而为提升综合性公立医院档案管理工作效率打下坚实的基础。

2.2做好设施更新、人员投入工作

针对当前综合性公立医院在基础设施建设、管理人员等方面的缺陷,可以从两个方面入手解决这些问题,奠定档案管理工作的基础。

首先,应保障足够的经费投入,完善硬件建设。档案管理工作对场地、硬件设施建设的要求比较高。为此,综合性公立医院要加大档案管理工作的经费投入,保障档案管理工作能够正常开展。同时,还应当及时更新硬件设施,购进防火、防虫、防湿等硬件设施,并及时完善档案柜、书立、文件盒等基础设施建设。尤其要注意的是在信息时代,还应当重视信息化管理系统、设施的购进和安装,从而使综合性公立医院档案管理能适应时代发展的需求,从而进一步推动综合性公立医院的医疗改革。其次,综合性公立医院还应当加大人才的培养,在引进专业人才的同时加强医务人员的再教育,从而组建一支专业技术过硬的管理团队,保障档案管理工作的质量。对此,综合性公立医院可以将将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。比如通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习给予提高。同时以档案工作的新形势、档案的规范管理、档案的信息化建设及政策等为培训、再教育内容,有效提升档案管理人员的专业素质。总的来说,完善硬件设施的建设,并引进专业的管理人才是提高综合性公立医院档案管理工作效率的关键。

2.3提高档案的利用率

开展档案管理工作的目的就是提高档案的利用率,充分发挥出档案的价值,使其助力于医院管理工作的开展。为此,综合性公立医院还应当重视着手解决档案利用这一缺陷。

首先,应加强档案资源的开发。实现多渠道、多途径的档案信息资源开发,使档案能够为临床、教学、科研等工作服务;同时还应多开展编研活动,为档案利用者提供多层次、有效的信息使用,尤其是要做好档案利用反馈信息,实现档案资源的共享,真正推进医院科研、医疗等工作的开展。如编制《医疗科研成果汇编》与《专利项目汇编》。其次,应扩大档案利用的服务范围,如通过建立网站、公开档案信息、开展专题讲座、学术研究等方式,发挥出档案的潜在利用价值。最后,在信息时代,还应完善档案的信息化管理,简化档案查阅、借阅的流程;并建立数字化管理系统,构建详细的数据库,提升档案利用效率。总之,应做好档案的二次利用工作,并结合医院实际加强档案资源的开发,从而真正发挥出综合性公立医院档案的社会价值。

2.4完善档案管理制度

只有健全档案管理制度,才能确保管理人员能依章办事,真正实现综合性公立医院档案管理的规范化、程序化、标准化。可以说档案管理制度是实现综合性公立医院档案规范化管理的核心要素。因而,档案管理部门应结合实际工作需求、国家法律法规,完善综合性公立医院档案管理制度。

首先,在完善综合性公立醫院档案管理制度时,应明确综合性公立医院档案管理工作的目标,即提高综合性公立医院档案管理工作的效率,发挥档案的利用价值。同时,还应当明确档案管理原则:凡是医院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属行政档案。并要求各部门能够配合档案管理部门做好行政档案的收集、整理、归档工作。其次,在完善综合性公立医院档案管理制度时,还应从档案收集、审核、整理、归档、借阅等方面入手,落实各个工作环节的细节,保证综合性公立医院档案管理工作能有序、规范地开展。以档案借阅为例,应明确借阅流程:申请查阅者出示查档报告;管理人员查看,并进行核准;进行借档登记;档案归还登记。又如在档案归档工作中,要求每年年初各部门布置工作时能同时开始布置形成积累行政文件材料的任务,并使其能按照档案范围分别积累、定期整理确保档案材料的完整性、规范性。而后在整理时能确保归档文件是以“件”为整理单位,规范进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。再者,在管理制度中还应落实责任制,确保责任到人。如综合性公立医院档案管理部门负责人应承担起部门管理职责,合理分配档案管理人员,并及时处理好档案管理中出现的大问题等;库房管理人员要做好库房的清洁、管理工作,外来人员进入要做好相应的登记等。这样才能真正提高档案管理工作的质量。最后,在完善管理制度的基础上,还应进一步规范各种表单,真正实现综合性公立医院档案的规范化管理。总之,完善档案管理制度对于保障综合性公立医院档案管理工作效率是非常重要的。

3 结束语

综上所述,就现阶段而言,综合性公立医院档案管理工作的现状仍不够乐观,存在着许多不足之处。对此,在综合性公立医院档案管理工作完善的过程中,应将新工作方法、理念与综合性公立医院档案管理实际结合在一起,实现档案管理工作模式的创新,从而提升综合性公立医院档案管理工作的水平。

参考文献:

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